La collaboration en mode télétravail, quels outils ?

La situation particulière et complexe dans laquelle nous nous trouvons depuis plusieurs semaines a eu pour effet de bouleverser soudainement nos organisations, nos façons de travailler, ainsi que nos liens les uns aux autres.

Nombreuses sont les entreprises n’ayant jamais pratiqué le travail à distance jusqu’à lors qui se sont retrouvées à devoir mettre en place des solutions de collaboration du jour au lendemain, afin de pouvoir assurer une continuité d’activité.

Pour bien fonctionner, le télétravail nécessite d’avoir des outils adaptés pour assurer une collaboration efficace au sein de vos équipes, et permettant de maintenir le lien où que vous soyez.

C’est pourquoi nous avons décidé de consacrer un article dans notre newsletter d’avril à la collaboration en mode télétravail.

 

Les fonctionnalités indispensables pour bien télétravailler

 

Une bonne solution de collaboration doit vous permettre de rester productif tout en travaillant à distance que ce soit en télétravail, mais également au quotidien si vous êtes une entreprise multi-sites avec des équipes travaillant sur des projets partagés, ou bien si vos collaborateurs sont sur le terrain etc.

 

Vos outils de collaboration doivent donc être suffisamment flexibles pour répondre aux besoins variés de tous vos collaborateurs, tout en répondant aux exigences fondamentales de votre entreprise.

Pour tirer le meilleur parti d’une plateforme collaborative, il faut que celle-ci combine les fonctionnalités et/ou services suivants :

  • Chat avec historique,
  • Appel de groupe permettant de réaliser des réunions,
  • Téléphonie,
  • Collaboration sur les fichiers (stockage, accès et modification en temps réel),
  • Accès aux applications que vous utilisez déjà au quotidien
  • Planificateur de réunions

Le tout en étant au sein d’un même espace de travail sécurisé.

Face à la diversité des outils existant sur le marché, nous avons décidé de vous présenter deux solutions collaboratives. Ces solutions sont la plateforme Teams de Microsoft et la solution de téléphonie Wildix.

 

Teams, la plateforme collaborative de Microsoft

 

Teams est la plateforme dédiée au travail d’équipe d’Office 365.

C’est une plateforme collaborative sécurisée qui vous permet d’inviter toutes les personnes avec lesquelles vous travaillez à discuter, à se réunir, à passer des appels et à collaborer en un endroit unique, où que vous soyez et où qu’elles se trouvent.

L’application est disponible sur tout type d’appareil (Windows, Mac, iOS, Android), en application de bureau ou mobile.

La plateforme collaborative TEAMS de Microsoft

 

Elle offre de nombreuses possibilités dont voici une liste non exhaustive :

  • Appels
  • Organisation de réunions en audio ou vidéoconférences avec des personnes internes et/ou externes à votre organisation
  • Chat ludique qui permet de discuter un peu comme autour d’une machine à café virtuelle
  • Historique de chat
  • Tableau blanc collectif
  • Partage de documents en temps réel
  • Stockage de vos ressources dans chaque équipe
  • Etc.

La collaboration en mode télétravail, quels outils ?

 

Il faut également savoir que la plateforme est personnalisable en fonction des besoins. Elle permet d’y rattacher vos services Microsoft et tiers préférés pour créer des intégrations avec vos outils de gestion ou vos applications métier (quelques exemples ci-dessous).

 

La collaboration en mode télétravail, quels outils ?

 

Elle permet également de développer des applications personnalisées adaptées à votre activité.

Enfin, sachez que durant cette période de confinement vous avez la possibilité d’essayer gratuitement Teams.

 

La solution de téléphonie Wildix

 

La solution de téléphonie Wildix est une solution qui outre les services classiques de téléphonie tels que :

  • Standard téléphonique,
  • Décrochage automatique avec message de bienvenue,
  • Serveur vocal interactif,
  • Option multi-lignes,
  • Annuaire intégré…

 

La plateforme Wildix

 

Intègre également des fonctionnalités avancées de communications unifiées telles que :

  • Chat,
  • Audio ou vidéoconférences,
  • Partage d’écran,
  • Envoi de documents…

 

 La collaboration en mode télétravail, quels outils ?

 

Elle permet également en fonction du type de licence d’y intégrer un CRM, un module de statistiques, ainsi qu’une intégration dans la messagerie Outlook.

L’application est également disponible sur mobile.

Avec un système basé sur le web 100% sécurisé, cette solution vous confère toute la flexibilité nécessaire pour le travail à distance.

La solution Wildix vous permet grâce à un seul et même outil de gérer à la fois votre téléphonie d’entreprise sous tous ses aspects, mais également d’avoir une solution de collaboration vous permettant de maintenir le lien à distance et de rester productif.

 

Les avantages d’une solution de collaboration

 

Utiliser une solution collaborative confère de nombreux avantages :

  • Éviter les e-mails inutiles surchargeant les boites : les échanges autour d’un sujet peuvent se faire sur les espaces de travail dédiés
  • La possibilité de créer autant d’espaces de travail que nécessaire et sur lesquels sont intégrées seulement les personnes concernées par le sujet
  • Le contenu partagé est spécifique à l’espace de travail et réservé aux personnes y ayant accès
  • Accès rapide aux documents et outils importants et ce dans les versions les plus récentes
  • La possibilité de paramétrer les notifications pour ne manquer aucune activité ou information importante
  • Votre contenu, vos outils, vos contacts et vos conversations sont tous disponibles à partir de l’espace de travail collaboratif approprié
  • La vidéo dans les réunions permet un contact plus étroit avec les équipes quand on est à distance

 

En conclusion

 

La plateforme Teams de Microsoft et la solution de téléphonie Wildix sont les choix que nous avons fait en interne chez Equadex afin d’optimiser la collaboration de nos équipes entre nos différentes agences et sur les différents projets gérés au sein de chaque équipe.

 

Vous souhaitez en savoir plus sur ces deux solutions ? N’hésitez pas à nous contacter, nous répondrons à vos questions et vous accompagnerons pour vous aider à cerner vos besoins et à mettre en place une solution adaptée.

 

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